Après avoir vu la définition d’une note de frais et à quoi elle sert, cet article vous explique comment faire une note de frais. Car ce document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais avancés au cours d’une mission professionnelle, permet aussi d’assurer une gestion optimale des dépenses professionnelles.
Comment faire une note de frais ?
La note de frais est un document qui permet à un employé de se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de son travail. Elle doit être remplie avec précision et inclure toutes les informations nécessaires pour justifier son montant.
Le rôle principal de la note de frais est de permettre à l’employeur de rembourser les frais professionnels de l’employé de manière équitable et transparente. Elle permet également à l’employeur de contrôler les dépenses engagées par le collaborateur et de s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques et procédures de l’entreprise en matière de dépenses.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
En fonction de la nature de la note de frais (classique ou indemnités kilométriques), les mentions peuvent varier. Le collaborateur peut utiliser n’importe modèle de note de frais, mais les éléments suivants doivent y figurer :
– L’identité du salarié,
– La date et le lieu de la dépense,
– La nature ou catégorie des frais (billet de train, hébergement, repas d’affaire, etc),
– Le motif de la dépense,
– Le moyen de paiement utilisé,
– Le montant (HT et TTC),
– Le montant de la TVA.
Il doit également fournir les factures et autres justificatifs obligatoires en plus de la note de frais. En cas de perte de facture, il convient d’indiquer la raison pour laquelle la note de frais ne comprend pas de pièces jointes. Certaines entreprises remboursent sans justificatif, en faisant confiance à la bonne foi de leurs collaborateurs. Cependant, ces oublis doivent rester exceptionnels.
Quel support faut-il utiliser ?
Pour faciliter la gestion de vos notes de frais, la base est d’utiliser un modèle ! Il est possible d’utiliser un support papier, un traitement de texte, un tableur Excel. Vous pouvez aussi vous équiper d’un logiciel de note de frais, ce qui présente de nombreux avantages.
Pour vous familiariser avec ce type de document, voici un modèle gratuit de note de frais. Vos collaborateurs gagneront du temps, et vous aurez la certitude que les mentions obligatoires seront remplies.
Lorsque vous fournissez à vos salariés un modèle de note de frais au format Excel, ils doivent le renseigner et l’envoyer au service comptable. Une fois le document reçu, il devra être enregistré puis traité pour que le remboursement soit effectif. Notez que le traitement d’une note de frais n’est pas compliqué. Toutefois, cela peut s’avérer chronophage et répétitif dans les entreprises où ces fiches sont courantes.
Pourquoi est-ce important d’avoir une bonne gestion des notes de frais ?
Il est important d’assurer une bonne gestion des notes de frais, car cela permet d’établir des règles, un circuit de validation efficace et aussi de voir où vous pouvez faire des économies.
Analyser les types de dépenses
En examinant les notes de frais des employés, les dirigeants d’entreprises peuvent analyser les types de dépenses qu’ils engagent, et ainsi mieux comprendre comment leur argent est dépensé. Cela peut aider à identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées ou les domaines dans lesquels les dépenses sont excessives ou inutiles.
Par exemple, si une entreprise constate que ses collaborateurs dépensent beaucoup d’argent en frais de déplacement, elle peut chercher à évaluer si ces dépenses sont justifiées et si elles peuvent être réduites. De même, si les salariés dépensent régulièrement des sommes importantes en fournitures de bureau, l’entreprise peut examiner s’il est possible d’obtenir des tarifs préférentiels auprès de fournisseurs.
Pouvoir établir des plafonds
Par nature, certains collaborateurs sont plus dépensiers que d’autres. Les frais de repas, par exemple, varient selon les habitudes de chacun : plat unique, entrée, dessert, verre de vin, etc. Notez que les frais de bouche représentent 25% du montant total des notes de frais. Pour fixer des limites claires, il peut être intéressant de plafonner les dépenses des frais de repas (ne soyez pas drastique pour autant). Vous pouvez également plafonner le nombre de kilomètres des trajets réalisés en voiture.
Au-delà de 200 km, il est préférable d’opter pour d’autres moyens de transport pour plus de rentabilité.
Mettre en place des accords avec des prestataires
La note de frais peut aider les entreprises à mettre en place des accords avec des prestataires, tels que des hôtels, des compagnies de transport, des restaurants, etc.
En examinant les notes de frais des employés, l’entreprise peut identifier les prestataires les plus fréquemment sollicités. Ensuite, elle évalue si des économies peuvent être réalisées en négociant des tarifs préférentiels ou en établissant des contrats avec ces prestataires. Par exemple, si les employés de l’entreprise dépensent régulièrement de l’argent dans un hôtel particulier lorsqu’ils voyagent, l’entreprise peut prendre contact avec cet hôtel pour bénéficier des tarifs préférentiels ou des avantages pour ses collaborateurs.
En utilisant les notes de frais comme point de départ, l’entreprise peut avoir une idée précise des dépenses qu’elle peut prendre en charge.
Désormais, la note de frais n’a plus aucun secret pour vous !
Maintenant que vous savez comment l’établir, il vous faut découvrir comment comptabiliser une note de frais.
