Comment comptabiliser une note de frais sans commettre d’erreurs ?

Pour les déplacements et autres dépenses de leurs employés, les entreprises se doivent de remplir des notes de frais. Suivez notre guide pour savoir comment comptabiliser les notes de frais.

Après avoir vu la définition d’une note de frais, à quoi elle sert, comment préparer ce document, cet article vise à expliquer comment les comptabiliser. La nature des frais engagés peut varier, et il est souvent difficile de savoir comment les calculer et comment les rembourser. Suivez notre guide pour savoir comment comptabiliser les notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document émis par un salarié, un cadre, un bénévole, un collaborateur ou un entrepreneur. Elle permet de comptabiliser les frais accumulés par les employés dans le cadre de leur travail. Il existe tout un tas de dépenses qui peuvent être renseignées sur une note de frais, dont les suivantes : les frais de repas, les frais de logement et les frais de déplacement.

On divise les notes de frais en deux grandes catégories :

– la note de frais kilométrique, comptabilisée dans le compte “voyages et déplacements” (6251) : elle est dédiée aux dépenses engrangées par les déplacements
– la note de frais de repas, logements… comptabilisée dans le compte “missions et réceptions” (6256) : elle renseigne les frais dus à divers éléments.

Comme vous vous en doutez, une entreprise peut faire face à de nombreux types de dépenses. De nos jours et pour éviter toute erreur, les employeurs ont tout à gagner à s’équiper d’un logiciel de suivi des notes de frais pour les aider dans leurs calculs.

Comment calculer une note de frais en comptabilité ?

Il existe différentes méthodes pour calculer une note de frais. Chacune d’entre elles s’adapte au type de dépenses engrangées.

Choisir une méthode de comptabilisation des frais

Pour calculer les frais engagés dans une entreprise, il existe deux méthodes :

– La note de frais réels, qui remboursera exactement tous les frais engagés.
– L’indemnité forfaitaire, qui octroie au bénéficiaire une allocation censée couvrir les différents frais auxquels il peut faire face. Sachez que l’allocation forfaitaire ne peut s’appliquer qu’aux salariés de l’entreprise.

Choisir le compte adapté à chaque type de dépense

Chaque type de dépense doit être enregistré dans un compte charges bien particulier. Si la majorité des frais professionnels est comptabilisée sur le compte 625, il existe des exceptions :

– Les voyages et déplacements engrangent des frais qui doivent être enregistrés sur le compte 625. Ils englobent les frais de train, d’avion, de stationnement, etc.
– Les frais kilométriques sont comptabilisés au compte 6414. 
– Les frais dus à une location de véhicule s’enregistrent sur le compte 6135.
– Les frais de transport domicile-travail sont comptabilisés dans le compte 647.
– Les frais de missions, engagés par les collaborateurs en mission pour l’entreprise, sont à enregistrer sur le compte 6256.
– Les frais de réception (invitation clients au restaurant) s’enregistrent sur le compte 6257.
– Les cadeaux clients sont comptabilisés sur le compte 6234, “cadeaux à la clientèle”.
– Les frais de télécommunication sont enregistrés sur le compte 626 appelé “frais postaux et de télécommunication”. Il s’agit de toutes les dépenses liées aux appels téléphoniques ou à la communication en général.

Déduire la TVA sur les frais professionnels dans certains cas

La TVA est une taxe qui peut être déduite des frais professionnels, mais seulement dans des cas bien concrets. Économiquement parlant, la soustraction de la TVA sur les frais peut permettre au bénéficiaire de faire des économies non négligeables.

Pour bénéficier de la déduction de la TVA, le frais professionnel doit respecter un certain nombre de conditions :

– L’achat doit être indispensable à l’exploitation de l’entreprise. Cet achat doit à son tour engager une opération générant une collecte de TVA.
– Le produit ou le service doit être utilisé au moins à 10 % dans le cadre des activités professionnelles.
– Le bien ou le service doit servir à la réalisation d’opérations imposables à la TVA.

Veillez à vous informer sur le type de frais que vous engagez pour pouvoir bénéficier de cet avantage.

Quels sont les pièges à éviter ?

La gestion des notes de frais peut se révéler compliquée. Les dépenses d’une entreprise concernent une grande variété de domaines, et l’employeur peut parfois se retrouver perdu face à cela. Ne vous inquiétez pas, vous trouverez ici tous les conseils pour éviter de vous faire piéger.

Peut-on rembourser une note de frais sans justificatif ?

Tout d’abord, sachez que seules les notes de frais accompagnées de justificatifs originaux peuvent être remboursées. Les justificatifs peuvent se présenter sous forme papier ou sous forme numérique. Il peut s’agir d’une simple facture ou d’un reçu.

Les justificatifs doivent toutefois comporter un certain nombre de mentions pour qu’ils soient considérés comme conformes :

– Le nom du fournisseur
– La TVA (uniquement si le type de frais est soumis à la TVA)
– La date de la dépense effectuée
– Le descriptif de la dépense

Assurez-vous que les justificatifs que vous recevez comportent bien toutes ces informations.

Que faire en cas de note de frais excessive ?

Il arrive parfois que certains bénéficiaires de remboursement fraudent grâce aux notes de frais. Falsifications de justificatifs, abus… Il est possible de mettre en place différentes mesures pour éviter ce genre de situations. Nous vous conseillons de fournir une carte plafonnée à votre bénéficiaire. Elle permettra de contrôler la somme des dépenses que vous pourriez avoir.

De plus, il existe de nombreuses applications qui peuvent directement être reliées à ces dernières pour pouvoir analyser plus en profondeur la nature des dépenses. L’allocation forfaitaire vous permettra, elle aussi, d’éviter les mauvaises surprises. Grâce à elle, vous pouvez ficher un budget que le bénéficiaire ne pourra pas dépenser plus que vos attentes.

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